Într-un an organizăm sau contribuim la zeci de evenimente corporate — de la teambuilding-uri de 20 de persoane până la conferințe de 500. Și în tot acest timp am observat un tipar: evenimentele care merg prost nu eșuează din cauza catering-ului, a tehnicii sau a bugetului insuficient. Eșuează din cauza aceleiași greșeli, repetate la nesfârșit.
Greșeala nu e ce crezi
Dacă întrebi un om de HR sau un office manager ce ar putea compromite un eveniment, îți va spune: sala să cadă, catering-ul să întârzie, speakerul să se îmbolnăvească. Acestea sunt urgențe vizibile, dramatice — și exact de asta ne pregătim să le rezolvăm.
Greșeala care compromite cu adevărat evenimentele e invizibilă și banală: locația rezervată fără vizită fizică prealabilă în condițiile reale ale evenimentului.
Pare minor. Nu este.
Ce nu se vede în fotografii
Site-urile și broșurile locațiilor arată săli impecabile, cu lumini moi, mese aranjate perfect și ferestre largi cu vedere. Realitatea, mai ales dacă vizitezi la o altă oră decât evenimentul tău, poate fi complet diferită:
Sala de conferințe din centrul unui hotel de afaceri arată perfect în fotografii. La ora 14:00 de joi, când e conferința ta cu 200 de invitați, restaurantul de la parter e în plin prânz de corporație, iar sunetul urcă prin ventilație. Nu scrie asta în nicio broșură.
Sală cu ferestre panoramice spre vest, eveniment de seară cu prezentare pe ecran. Soarele apune exact în direcția ecranului. Jaluzele inexistente sau care nu blochează suficient. Nimeni nu a verificat.
Locația are "parcare proprie" — 20 de locuri pentru un eveniment de 150 de persoane. Restul parcheaza la 1 km distanță și vin la eveniment deja frustrați. Minutul 1 al experienței: negativ.
150 de oameni într-o sală cu AC dimensionat pentru 80. Temperatura urcă în prima oră, atenția scade în a doua, oamenii pleacă în a treia. Evenimentul nu a eșuat din cauza conținutului.
100 de oameni se conectează simultan la WiFi-ul locației. Viteza cade la nivelul unui modem dial-up din 2003. Prezentările live, sondajele în timp real și aplicațiile de eveniment — toate mor.
O singură intrare pentru 200 de participanți, cu verificare badge. La ora de start, coada e de 20 de minute. Programul întârzie. Speakerii așteaptă. Atmosfera e deja tensionată.
De ce se întâmplă asta în continuare
Există trei factori care explică de ce această greșeală se repetă chiar și la organizatori cu experiență:
Când ai 47 de task-uri de bifat pentru un eveniment, o "simplă vizită la sală" pare pierdere de timp. Îți trimiți un coleg, sau te bazezi pe fotografii și pe recomandarea event manager-ului locației. Conflict de interese evident, ignorat din comoditate.
Chiar dacă vizitezi locația, dacă o faci marți dimineața la 10:00 pentru un eveniment joi seara la 19:00, nu ai văzut nimic relevant. Contextul fizic al unui spațiu se schimbă radical în funcție de oră, zi și sezon.
Odată ce ai plătit avansul și ai contractul semnat, creierul tău tratează problema locației ca "rezolvată". Nu mai ești vigilent. Problemele potențiale rămân nevăzute până în ziua Z.
Cum rezolvi — protocolul vizitei corecte
Nu e complicat. Necesită puțin mai mult timp, dar elimină o categorie întreagă de riscuri:
Eveniment joi seara? Vizitează joi seara. Conferință de zi? Vizitează miercuri la prânz. Contextul temporal contează.
Cere 30 de minute să te plimbi singur prin spațiu. Fără event manager-ul locației care îți explică. Ascultă, privește, miroase. Ce observi?
Conectează-te la WiFi cu telefonul. Pornește un video pe YouTube. Trage jaluzelele. Aprinde toate luminile. Verifică temperatura AC-ului.
Intră din parcare sau din stație ca un participant obișnuit. Câte minute îi ia? Ce vede? Ce i se pare confuz sau incomod?
"Ce alt eveniment mai aveți în clădire în ziua asta?" "Cine mai folosește parcarea?" "Ce se întâmplă dacă AC-ul cade?" "Aveți generator?"
"Am organizat o conferință de 180 de persoane într-o sală pe care o văzusem în fotografii și o vizitasem o dată, dimineața. Nu știam că locatarul de la etajul 3 al clădirii era o sală de fitness cu tobe și bass. Ora 18:30, keynote speaker pe scenă, tobele au pornit. Am oprit evenimentul 20 de minute. Am pierdut 2 clienți importanți din audiență." — Manager Marketing, companie IT, Timișoara
Ce rămâne după ce rezolvi locația
Odată ce ești sigur pe locație, restul evenimentului se construiește mai ușor. Și fix în acel moment, materialele branded devin importante — pentru că ai un spațiu pe care știi cum să îl decorezi, o echipă cu o dimensiune clară, și un număr de participanți confirmat pentru welcome pack-uri și goodie bag-uri.
La ATU ajutăm companiile să pregătească tot pachetul de materiale pentru evenimente — de la roll-up-uri și backdrop-uri până la tricouri echipă și welcome pack-uri personalizate. Cu termen de livrare calculat cu 3 săptămâni în avans, nu 3 zile.
Organizezi un eveniment?
Hai să discutăm materialele branded cu timp suficient. Ofertă în 24h, livrare în 10–14 zile lucrătoare.