Tipuri de evenimente corporate și ce necesită fiecare
Fazele organizării — de la idee la debrief
Definești: obiectivul evenimentului, publicul țintă, bugetul total, data dorită, formatul, KPI de succes. Fără brief clar, totul devine haotic ulterior.
Selectezi și contractezi: locație, catering, audio-video, fotograf, logistică transport, cazare. Comanzi materialele promoționale branded (termen de producție: 2–4 săptămâni).
Finalizezi materialele: invitații, roll-up-uri, tricouri echipă, welcome pack-uri, badge-uri, agenda evenimentului. Aprobi machetele și lansezi producția.
Confirmări finale cu furnizorii, liste participanți, transport, cazare. Pregătești run-of-show (ordinea minutelor evenimentului).
Montaj decoruri și sisteme tehnice, briefing echipă, welcome desk, gestionare participanți, troubleshooting în timp real.
Analiza feedback participanți, evaluarea KPI, raport financiar final, lessons learned pentru evenimentele viitoare.
Brief-ul — baza oricărui eveniment reușit
Un brief bun economisește timp, bani și nervi. Iată ce trebuie să conțină:
- Ce vrem să obținem cu acest eveniment?
- Cum măsurăm succesul?
- Ce nu trebuie să se întâmple?
- Câți participanți estimați?
- Cine sunt ei (angajați/parteneri/clienți/presă)?
- Ce le place? Ce așteptări au?
- Indoor sau outdoor?
- Zi sau seară?
- Cazare necesară?
- Transport organizat?
- Buget total aprobat
- Distribuție aproximativă: locație/catering/entertainment/materiale/foto-video
- Buget de rezervă pentru urgențe (10–15% recomandat)
- Ce materiale promoționale sunt necesare?
- Câte exemplare?
- Cine face designul grafic?
Alegerea locației — ce criterii contează
Materiale promoționale branded — ce să pregătești
Materialele branded sunt cartea de vizită a evenimentului. Ele rămân cu participanții mult după ce evenimentul s-a terminat.
- Badge personalizat cu nume și funcție
- Lanyard branded
- Folder sau mapă cu agenda
- Notepad + pix (branded)
- Welcome bag sau sacou
- Roll-up-uri cu brandul/tema evenimentului
- Backdrop foto (pentru zone Instagram)
- Totem publicitar la intrare
- Banere și steaguri exterioare
- Semnalistică direcțională
- Tricouri sau polo branded echipă
- Șepci sau cordoane distinctive
- Uniforme hostess/steward
- Badge diferențiator (culoare diferită)
- Produs branded util (cană, sticlă apă, pix premium)
- Material de comunicare (broșură, catalog)
- Voucher sau cod reducere
- Produse locale sau eco (tendință 2026)
Roll-up și banner: 3–5 zile. Tricouri echipă (broderie): 7–10 zile. Badge-uri + lanyards: 5–7 zile. Welcome pack complet: 10–14 zile. Comandă cu minimum 3 săptămâni înainte — rush-ul de ultim moment dublează costurile și crește riscul de erori.
Checklist complet pe etape
Greșeli care compromit un eveniment
Evaluare post-eveniment — cum măsori succesul
Un eveniment fără evaluare este o ocazie de învățare ratată. Iată KPI-ii principali în funcție de tipul evenimentului:
- Rată participare (confirmați vs. prezenți)
- Net Promoter Score (recomandare)
- Scor satisfacție general (1–10)
- Feedback pe speakeri
- Intenție de participare la ediția viitoare
- Nivelul de engagement al echipei (auto-evaluare)
- Activități favorite (pentru ediții viitoare)
- Impact perceput asupra coeziunii echipei
- NPS intern
- Nr. lead-uri generate sau discuții de afaceri inițiate
- Feedback calitate networking
- Vizibilitate media (dacă e aplicabil)
- Follow-up-uri planificate post-event
Organizezi un eveniment corporate?
ATU pregătește toate materialele branded — de la tricouri echipă și roll-up-uri până la welcome pack-uri și goodie bag-uri. Ofertă completă în 24h.