Im Laufe eines Jahres organisieren wir Dutzende Firmenevents oder wirken daran mit, vom Teambuilding für 20 Personen bis zur Konferenz für 500. Dabei ist uns ein Muster aufgefallen: Events, die schiefgehen, scheitern nicht am Catering, an der Technik oder an einem zu knappen Budget. Sie scheitern an demselben Fehler, der immer wieder gemacht wird.
Der Fehler ist nicht der, den Sie vermuten
Fragen Sie jemanden aus HR oder dem Office-Management, was ein Event gefährden könnte, und Sie hören: Der Saal fällt aus, das Catering kommt zu spät, der Speaker wird krank. Das sind sichtbare, dramatische Notfälle, und genau deshalb bereitet man sich darauf vor, sie zu lösen.
Der Fehler, der Events wirklich ruiniert, ist unsichtbar und banal: Die Location wird gebucht, ohne sie vorher unter den realen Bedingungen des Events persönlich zu besichtigen.
Klingt nebensächlich. Ist es nicht.
Was man auf Fotos nicht sieht
Websites und Broschüren von Locations zeigen makellose Säle mit sanftem Licht, perfekt eingedeckten Tischen und großen Fenstern mit Aussicht. Die Realität kann völlig anders aussehen, vor allem wenn Sie zu einer anderen Uhrzeit besichtigen, als Ihr Event stattfindet:
Der Konferenzraum mitten in einem Businesshotel sieht auf Fotos perfekt aus. Am Donnerstag um 14:00 Uhr, wenn Ihre Konferenz mit 200 Gästen läuft, herrscht im Restaurant im Erdgeschoss mittäglicher Hochbetrieb, und der Lärm dringt durch die Lüftung nach oben. Das steht in keiner Broschüre.
Ein Saal mit Panoramafenstern nach Westen, ein Abendevent mit Präsentation auf der Leinwand. Die Sonne geht genau in Richtung Leinwand unter. Jalousien gibt es nicht, oder sie dunkeln nicht ausreichend ab. Niemand hat es geprüft.
Die Location hat „eigene Parkplätze“: 20 Stellplätze für ein Event mit 150 Personen. Alle anderen parken 1 km entfernt und kommen schon frustriert an. Minute 1 des Erlebnisses: negativ.
150 Menschen in einem Saal, dessen Klimaanlage für 80 ausgelegt ist. In der ersten Stunde steigt die Temperatur, in der zweiten sinkt die Aufmerksamkeit, in der dritten gehen die Leute. Am Inhalt ist das Event nicht gescheitert.
100 Menschen verbinden sich gleichzeitig mit dem WLAN der Location. Die Geschwindigkeit sinkt auf das Niveau eines Analogmodems von 2003. Live-Präsentationen, Echtzeit-Umfragen und Event-Apps: Alles bricht zusammen.
Ein einziger Eingang für 200 Teilnehmende, mit Badge-Kontrolle. Zum Start ist die Schlange 20 Minuten lang. Das Programm verzögert sich. Die Speaker warten. Die Stimmung ist schon angespannt.
Warum das immer noch passiert
Drei Faktoren erklären, warum sich dieser Fehler selbst bei erfahrenen Veranstaltern wiederholt:
Wenn Sie für ein Event 47 Aufgaben abhaken müssen, wirkt eine „kurze Besichtigung des Saals“ wie Zeitverschwendung. Sie schicken einen Kollegen oder verlassen sich auf Fotos und die Empfehlung des Eventmanagers der Location. Ein offensichtlicher Interessenkonflikt, der aus Bequemlichkeit ignoriert wird.
Selbst wenn Sie die Location besichtigen: Tun Sie das am Dienstagmorgen um 10:00 Uhr für ein Event am Donnerstagabend um 19:00 Uhr, haben Sie nichts Relevantes gesehen. Der physische Kontext eines Raums ändert sich je nach Uhrzeit, Wochentag und Jahreszeit grundlegend.
Sobald die Anzahlung geleistet und der Vertrag unterschrieben ist, behandelt Ihr Gehirn das Thema Location als „erledigt“. Sie sind nicht mehr wachsam. Mögliche Probleme bleiben unentdeckt, bis zum Tag X.
Die Lösung: das Protokoll für die richtige Besichtigung
Es ist nicht kompliziert. Es kostet etwas mehr Zeit, schließt aber eine ganze Kategorie von Risiken aus:
Event am Donnerstagabend? Besichtigen Sie am Donnerstagabend. Konferenz tagsüber? Besichtigen Sie am Mittwoch zur Mittagszeit. Der zeitliche Kontext zählt.
Bitten Sie um 30 Minuten, in denen Sie allein durch die Räume gehen. Ohne den Eventmanager der Location, der Ihnen alles erklärt. Hören Sie hin, schauen Sie genau hin, achten Sie auf Gerüche. Was fällt Ihnen auf?
Verbinden Sie Ihr Smartphone mit dem WLAN. Starten Sie ein YouTube-Video. Ziehen Sie die Jalousien zu. Schalten Sie alle Lichter ein. Prüfen Sie die Temperatur der Klimaanlage.
Kommen Sie wie ein ganz normaler Gast vom Parkplatz oder von der Haltestelle. Wie viele Minuten dauert der Weg? Was sieht man unterwegs? Was wirkt verwirrend oder unbequem?
„Welche anderen Veranstaltungen finden an diesem Tag im Gebäude statt?“ „Wer nutzt den Parkplatz noch?“ „Was passiert, wenn die Klimaanlage ausfällt?“ „Gibt es ein Notstromaggregat?“
„Wir haben eine Konferenz für 180 Personen in einem Saal organisiert, den wir auf Fotos gesehen und einmal besichtigt hatten, morgens. Wir wussten nicht, dass im 3. Stock des Gebäudes ein Fitnessstudio mit Trommeln und Bass eingemietet war. 18:30 Uhr, der Keynote-Speaker steht auf der Bühne, und die Trommeln legen los. Wir mussten das Event für 20 Minuten unterbrechen. Zwei wichtige Kunden aus dem Publikum haben wir verloren.“ Marketingmanager, IT-Unternehmen, Timișoara
Was nach der Location kommt
Wenn die Location sicher ist, lässt sich der Rest des Events leichter planen. Und genau dann werden Eventmaterialien mit Logo wichtig: Sie haben einen Raum, von dem Sie wissen, wie Sie ihn gestalten können, ein Team, dessen Größe feststeht, und eine bestätigte Teilnehmerzahl für Welcome Packs und Goodie Bags.
Bei ATU helfen wir Unternehmen, das gesamte Paket an Eventmaterialien vorzubereiten, von Roll-ups und Backdrops bis zu Team-T-Shirts und Welcome Packs mit Ihrem Logo. Mit einer Lieferzeit, die 3 Wochen im Voraus eingeplant wird, nicht 3 Tage.
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